Pedoman Cara Ekspor Barang Ke Luar Negeri Untuk Pemula

Bagaimana cara ekspor barang ke luar negeri? Pertanyaan tersebut pasti muncul hampir disetiap benak pelaku usaha yang tertarik untuk memperluas pasarnya hingga menembus pasar internasional.

Bagi seorang pemula, prosedur ekspor barang ke luar negeri dapat membingungkan dan ketidaktahuan terhadap tata cara ekspor yang baik dapat mengakibatkan kerugian yang besar. Risiko-risiko dari ekspor yang dilakukan tidak sesuai dengan prosedur yang tepat dapat berakibat pada penipuan oleh pembeli, barang reject/retur, ditolak di negara tujuan, sampai permasalahan di dalam negeri.

Namun sebenarnya jika dibandingkan dengan prosedur impor, prosedur dan tata cara ekspor ke luar negeri relatif lebih mudah dilakukan. Hal tersebut karena saat ini jauh lebih banyak peraturan yang mengatur tentang impor dibandingkan dengan ekspor.

Selain itu pada kegiatan impor hampir semua barang dikenakan bea masuk dan pajak impor lainnya. Sedangkan untuk ekspor hanya sebagian kecil yang dikenakan bea keluar,bea keluar dikenakan untuk kelapa sawit, CPO, kayu, biji kakao, kulit, hasil tambang mineral dan hasil pengolahan mineral. Sedangkan produk-produk elektronik, kerajinan, perikanan, kopi, teh, furnitur, baju, dan lainnya tidak dikenakan bea keluar.

Selain itu, ekspor juga tidak membutuhkan izin yang khusus seperti impor yang membutuhkan Angka Pengenal Importir Produsen atau Angka Pengenal Importir Umum untuk bisa mengimpor barang.

Tata Cara Ekspor Barang Ke Luar Negeri

Sebelum dapat melakukan ekspor barang ke luar negeri anda harus memenuhi terlebih dahulu persyaratan untuk menjadi eksportir sebagai berikut:

Syarat Eksportir

1. Merupakan badan usaha/hukum dalam bentuk CV, Firma, Perseroan Terbatas (PT), atau Koperasi;

2. Memiliki NPWP;

3. Mempunyai izin usaha yang dikeluarkan pemerintah seperti:

• Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dari Dinas Perdagangan
• Surat Izin Industri dari Dinas Perindustrian
• Izin Usaha Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) atau Penanaman Modal Asing (PMA) yang dikeluarkan oleh Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM)

Perlu dicatat bahwa Eksportir wajib memberikan Laporan realisasi ekspor kepada Dinas Perindag atau instansi/pejabat yang ditunjuk (setiap tiga bulan) yang disyahkan oleh Bank Devisa dengan melampirkan surat pernyataan seperti tidak terlibat tunggakan pajak, tidak terlibat tunggakan perbankan, tidak terlibat masalah kepabeanan.

Bagaimana jika anda mempunyai produk yang berkualitas namun belum memenuhi syarat diatas? anda bisa bermitra dengan perusahaan jasa ekspor yang sudah memenuhi persyaratan diatas dan mereka akan membantu anda dalam menangani prosedur ekspor yang akan dilakukan.

Tahapan Ekspor Barang Ke Luar Negeri

1. Proses Pembuatan Sales Contract

Sales contract adalah dokumen kontrak jual beli antara penjual dan pembeli yang merupakan tindak lanjut dari purchase order/order pembelian yang diminta importir/pembeli.

Isi dari sales contract biasanya mencakup syarat-syarat pembayaran barang yang akan dijual, seperti harga, mutu, jumlah, cara pengangkutan, pembayaran asuransi dan sebagainya. Kontrak ini merupakan dasar bagi pembeli untuk mengisi aplikasi pembukaan letter of credit (L/C) kepada Bank.

Umumnya pembuatan sales contract melalui proses sebagai berikut:

a. Promosi 

Untuk bisa melakukan ekspor anda harus mempunyai pembeli prospektif yang tertarik dengan produk yang anda tawarkan. Promosi dilakukan untuk bisa menarik pembeli prospektif tersebut. Promosi ekspor dapat dilakukan melalui media pameran dagang, kerjasama dengan lembaga seperti atase perdagangan, DItjen PEN, kamar dagang dan industri, serta melalui media elektronik seperti internet dan website.

b. Surat Permintaan Penawaran / Inquiry

Calon pembeli memberikan surat permintaan penawaran / inquiry kepada eksportir yang berisikan deskripsi barang, mutu, harga dan waktu pengiriman. Untuk barang tertentu seperti mainan atau mesin, calon pembeli juga akan menanyakan sertifikat mutu dari lembaga yang berwenang.

c. Surat Penawaran /Offer Sheet

Permintaan Importir akan ditanggapi melalui surat penawaran/offer sheet yang dikirimkan eksportir. Offer sheet ini berisikan keterangan sesuai permintaan importir seperti penjelasan deskripsi barang, mutu, harga dan waktu pengiriman.

Selain itu pada offer sheet ini biasanya ditambahkan tentang ketentuan pembayaran dan pengiriman sample/brochure.

d. Surat Pemesanan / Order Sheet

Setelah mendapatkan penawaran dari eksportir dan mempelajarinya, jika setuju maka importir akan mengirimkan surat pesanan dalam bentuk order sheet (purchase order) kepada eksportir

e. Sales Contract

Eksportir akan menyiapkan surat kontrak jual beli (sales contract) yang berisi ketentuan penjualan barang seperti deskripsi barang, jumlah barang, mutu, harga, ketentuan pengiriman, sesuai dengan data dari order sheet ditambah dengan keterangan force majeur dan inspection clause. Sales contract ini ditandatangani oleh eksportir dan dikirimkan sebanyak dua rangkap kepada importir

f. Sales Confirmation

Sales contract yang telah dikirim oleh eksporir kemudian akan dipelajari oleh importir. Jika importir setuju maka sales contract tersebut akan ditandatangi oleh importir untuk kemudian dikembalikan kepada eksportir sebagai sales confirmation. Sedangkan satu copy lain dari sales contract ini akan disimpan oleh importir

2. Proses Pembukaan L/C 

Letter of credit  (L/C) adalah jaminan dari bank penerbit kepada eksportir sesuai dengan instruksi dari importer untuk melakukan pembayaran sejumlah tertentu dengan jangka waktu tertentu atas dasar penyerahan dokumen yang diminta importir.

Walaupun transaksi ekspor impor sebenarnya dapat dilakukan tanpa L/C namun L/C umumnya sangat diperlukan untuk menghindari risiko gagal bayar oleh importir dan mencegah kerugian dari sisi eksportir akibat hal tersebut.

Secara singkat proses pembukaan L/C dapat digambarkan sebagai berikut:

a. Permintaan Pembukaan L/C 

Pada tahap ini importir akan meminta Opening Bank (Bank Devisa) untuk membuka L/C sebagai jaminan dan dana yang akan digunakan untuk melakukan pembayaran kepada Eksportir sesuai dengan kesepakatan pada sales contract.

L/C yang dibuka adalah untuk dan atas nama eksportir atau orang atau badan lain yang ditunjuk eksportir sesuai dengan syarat pembayaran pada sales contract

b. Pembukaan L/C oleh Bank Devisa

Opening bank akan melakukan pembukaan L/C melalui bank korespondennya di Negara Eksportir, dalam hal ini adalah advising Bank. Proses pembukaan L/C ini dilakukan melalui media elektronik, sedangkan penegasan dalam bentuk tertulisnya akan dituangkan dalam L/C confirmation yang diteruskan dari opening Bank kepada advising Bank untuk disampaikan kepada Eksportir

c. Pemberitahuan Pembukaan L/C

Selanjutnya, advising Bank akan memeriksa keabsahan pembukaan L/C dari opening Bank. Jika sesuai, advising Bank akan mengirimkan surat pengantar (L/C advice) kepada Eksportir yang berhak menerima.

Jika advising Bank diminta juga oleh opening Bank untuk menjamin pembayaran atas L/C tersebut, maka advising Bank disebut juga sebagai confirming Bank.

3. Proses Pengapalan barang

Pada proses yang dilakukan adalah mengurus segala dokumen pengapalan yang akan menjadi bukti bahwa eksportir telah mengirimkan barang yang dipesan Importir sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam L/C.

Tahapan proses pengapalan barang secara singkat dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Mengurus Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Eksportir akan menerima L/C advice sebagai acuan untuk mengirimkan barang dan saat ini eksportir akan melakukan shipment booking kepada shipping company sesuai dengan ketentuan yang disebutkan dalam sales contract.

Setelah itu eksportir harus mengurus kewajiban Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) di Bea Cukai di pelabuhan muat. Serta hal lain seperti pembayaran pajak ekspor (PE) dan Pajak Ekspor Tambahan (PET) di advising Bank

b. Pemuatan Barang 

Selanjutnya perusahaan pengiriman/ekspedisi akan memuat barang dan menyerahkan bukti penerimaan barang, kontrak angkutan, bukti kepemilikan barang (bill of lading) serta dokumen pengapalan lainnya jika ada kepada eksportir.

Setelah menerima dokumen-dokumen tersebut, eksportir akan mengirimkannya kepada advising Bank untuk dikirimkan ke opening Bank.

c. Pengiriman Kepelabuhan Tujuan

Pada tahap ini perusahaan ekspedisi akan mengankut barang tersebut kepelabuhan tujuan yang disebutkan dalam Bill of Lading (B/L).

d. Penyerahan Barang

Importir selanjutnya akan menerima dokumen pengapalan jika kewajiban pembayaran kepada opening Bank sudah dilakukan. Dokumen pengapalan ini akan digunakan untuk mengurus import clearance dengan pihak bea cukai di pelabuhan dan untuk mengambil muatan di perusahaan ekspedisi yang memuat barang yang dipesan. Jika jasa pengiriman telah dilunasi dan dokumen telah sesuai maka Shipping Agent akan menyerahkan barang kepada Importir.

4. Proses Penyelesaian

Pada proses ini Eksportir akan melakukan proses pencairan L/C untuk mendapatkan pembayaran. Secara singkat berikut proses penyelesaian yang perlu dilakukan:

a. Mengirim Dokumen Kepada Bank

Setelah menerima B/L dari shipping Company, Eksportir akan menyiapkan semua keperluan dokumen lain yang diisyaratkan dalam L/C seperti Invoice, packing list, sertifikasi mutu, Surat Keterangan Negara Asal (SKA) dan lain sebagainya. Semua dokumen tersebut akan diserahkan kepada negotiating Bank, dalam hal ini advising Bank, yang ditentukan dalam L/C untuk memeroleh pembayaran atas L/C

b. Pencairan L/C dan Pemeriksaan Dokumen Pengapalan

Advising Bank akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen pengapalan yang dikirimkan eksportir, jika cocok dengan yang diisyaratkan L/C maka negotiating Bank akan melakukan pembayaran sesuai tagihan eksportir dari dana L/C yang tersedia.

Pada tahap ini eksportir akan menerima pembayaran dari ekspor yang telah dilakukan.

Selanjutnya, Negotiating Bank akan mengirimkan dokumen pengapalan kepada opening Bank untuk mendapatkan reimbursement atas pembayaran yang dia lakukan kepada Eksportir.

c. Pengambilan Barang Oleh Importir

Pada tahap ini Opening Bank akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen pengapalan, jika cocok dengan yang diisyaratkan L/C maka opening Bank akan memberikan pelunasan pembayaran (reimbursement) kepada advising Bank.

Opening Bank selanjutnya memberitahukan penerimaan dokumen pengapalan kepada Importir. Importir akan menyelesaikan pelunasan dokumen itu untuk mendapatkan dokumen pengapalan yang berfungsi untuk mengambil barang pesanan dari shipping agent dan bea cukai setempat.

Penutup

Demikian tata cara ekspor barang ke luar negeri secara singkat yang dapat anda pelajari untuk mengetahui prosedur ekspor. Semoga informasi ini bermanfaat bagi anda dan dapat membantu anda dalam memasarkan produk anda ke luar negeri.

Sebagai tambahan, untuk menghindari kerugian dari sisi eksportir pastikan L/C dibuka oleh bank yang mempunyai reputasi dan merupakan jenis irrevocable L/C yang tidak dapat dicabut tanpa persetujuan semua pihak.